RPA na automação de processos: o que é, como funciona e por onde começar

O que é RPA na automação de processos

RPA (do inglês Robotic Process Automation, ou automação robótica de processos) é o uso de robôs de software para executar tarefas que uma pessoa faz no computador. O robô abre os sistemas, lê telas, e-mails e planilhas, digita, clica, copia dados de um lugar para outro e confere o resultado, sempre seguindo regras definidas.

O "robô" não é uma máquina física. É um programa que roda num computador ou numa máquina virtual e usa os mesmos sistemas que o time usa, pela mesma tela. Por isso o RPA é tão usado na automação de processos de empresas com sistemas antigos: ele não precisa que o ERP, o sistema do banco ou o portal da prefeitura ofereçam uma integração. Se uma pessoa consegue fazer pela tela, um robô consegue repetir.

O RPA já faz parte do dia a dia das empresas. Segundo o Gartner, a receita mundial com software de RPA chegaria a US$ 2,9 bilhões em 2022, alta de 19,5% sobre 2021. Numa pesquisa global da Deloitte com 479 executivos de 35 países, 74% das organizações já implementavam RPA.

Um exemplo comum: todo dia, alguém do financeiro baixa o extrato de três bancos, confere os pagamentos recebidos no ERP e dá baixa nos títulos. Um robô RPA faz o mesmo caminho, em minutos, quantas vezes for preciso, e separa para a pessoa só os casos que não bateram.

Como um robô RPA funciona

Quase todo robô de automação segue o mesmo ciclo:

1. Gatilho: o robô começa num horário agendado, quando chega um e-mail ou arquivo, ou quando alguém aperta um botão.
2. Entrada: lê os dados de trabalho, como uma planilha, uma pasta de PDFs, uma fila de pedidos ou uma caixa de e-mail.
3. Execução: para cada item, entra nos sistemas e faz os passos que a pessoa faria, com regras para decidir o caminho ("se o valor for maior que X, mande para aprovação").
4. Exceções: o que foge da regra, como um campo vazio, um sistema fora do ar ou um documento ilegível, vai para uma fila de revisão humana em vez de travar o processo.
5. Registro: o robô guarda o que fez, quantos itens processou e o que deu errado, e avisa o responsável.

Robô assistido e não assistido

O robô assistido roda no computador de uma pessoa, que o aciona quando precisa, como um "ajudante" para uma parte da tarefa. O robô não assistido roda sozinho, numa máquina dedicada, em horários definidos ou disparado por eventos, sem ninguém olhando. A maior parte da economia de uma área de automação vem dos robôs não assistidos, e é justamente neles que o acompanhamento faz falta: se ninguém está olhando, ninguém vê quando param.

O papel do orquestrador

Quando há vários robôs, entra o orquestrador: a ferramenta que agenda as execuções, distribui o trabalho entre as máquinas, guarda as credenciais e os registros. No UiPath ele se chama Orchestrator; no Power Automate, as execuções ficam no portal da Microsoft; em robôs feitos em Python, costuma ser um agendador como o do Windows, o cron ou uma ferramenta de filas.

RPA, integração por API ou IA: qual usar

RPA não é a única forma de automatizar um processo, e nem sempre é a melhor. A escolha depende de como os sistemas se conectam e do tipo de decisão envolvida:

Na prática, as três se combinam. Um robô RPA recebe o e-mail, a IA lê o anexo e extrai os campos, e o robô lança os dados no ERP, que avisa outro sistema pela API. Essa combinação tem nome de mercado: hiperautomação. Para o Gartner, que popularizou o termo, hiperautomação é a combinação de várias ferramentas de automação, machine learning e software pronto para executar trabalho, e o RPA sozinho não é hiperautomação.

Que processos automatizar com RPA

Os melhores candidatos para um robô RPA têm estas características:

• Regras claras: dá para escrever o passo a passo, com as decisões, sem "depende de quem está fazendo".
• Volume alto ou frequência alta: centenas de itens por mês, ou uma tarefa diária que toma horas.
• Entradas digitais e com padrão: planilhas, sistemas, PDFs gerados por sistema. Papel escaneado e texto livre pedem IA junto.
• Sistemas estáveis: telas que não mudam toda semana. Cada mudança de tela exige ajuste no robô.
• Erro humano caro: digitação de valores, prazos fiscais, cadastros que alimentam outros processos.

Exemplos de automação de processos por área

• Financeiro: conciliação bancária, baixa de títulos, emissão de boletos, conferência de notas fiscais de entrada.
• Contabilidade e fiscal: download de notas e guias em portais do governo, apuração e conferência de impostos, envio de obrigações acessórias.
• RH e departamento pessoal: admissão (cadastros em vários sistemas), conferência de ponto, lançamento de benefícios.
• Compras e logística: cotações, lançamento de pedidos, rastreio de entregas em portais de transportadoras.
• Atendimento: abertura e atualização de chamados, consulta de status em vários sistemas para responder ao cliente.

Ferramentas de RPA mais usadas

As ferramentas de RPA se dividem entre plataformas completas, com desenho visual, orquestrador e licença paga, e o caminho do código, com bibliotecas gratuitas. As mais encontradas nas empresas brasileiras:

Se a sua equipe programa, veja o guia prático de RPA com Python, com bibliotecas, um robô de exemplo e como colocá-lo em produção.

Não existe ferramenta certa para todos. Os critérios que mais pesam são o custo da licença por robô, quem vai desenvolver (analistas de negócio ou desenvolvedores) e os sistemas que a empresa já usa. Muitas áreas de automação acabam com mais de uma ferramenta, o que torna mais difícil enxergar todos os robôs num lugar só.

Por onde começar: o primeiro robô em 7 passos

Começar é a parte fácil; o difícil é crescer. Em 2020, a Deloitte viu que 73% das organizações já tinham começado a jornada de automação, mas só 13% tinham passado de 50 automações. Um primeiro robô bem escolhido e bem medido é o que abre caminho para os próximos.

1. Liste os processos candidatos. Converse com as áreas e anote as tarefas repetitivas, quem faz, quanto tempo leva e quantas vezes por mês.
2. Escolha um piloto pequeno e visível. Um processo simples, com dono interessado e ganho fácil de explicar. O primeiro robô serve para provar o valor, não para resolver o processo mais complexo da empresa.
3. Meça o "antes". Cronometre a tarefa feita à mão, conte o volume e calcule o custo da hora. Sem esse número, não há como mostrar o ganho depois.
4. Documente o processo. Passo a passo, telas, regras de decisão e o que fazer em cada exceção. Grave a tela da pessoa fazendo a tarefa.
5. Desenvolva e teste com dados reais. Teste os casos comuns e as exceções, com o dono do processo validando o resultado.
6. Coloque em produção com acompanhamento. Defina quem é avisado quando o robô falha e como as exceções voltam para as pessoas.
7. Meça o "depois" e divulgue. Execuções com sucesso, horas e reais economizados, taxa de erro. É esse número que garante o orçamento do próximo robô.

Erros comuns na automação com RPA

A EY relata ter visto de 30% a 50% dos projetos iniciais de RPA fracassarem, e aponta como causa a forma como os projetos são conduzidos, não a tecnologia. Os erros que mais se repetem:

• Automatizar um processo ruim. O robô repete o processo como ele é. Se há etapas inúteis ou retrabalho, simplifique antes.
• Ignorar as exceções. O caminho feliz é a parte fácil. São as exceções que derrubam o robô em produção.
• Seletores frágeis. Clicar em posições fixas da tela ou depender de textos que mudam faz o robô quebrar a cada atualização do sistema.
• Robô sem dono. Cada robô precisa de alguém do negócio responsável pelo processo e de alguém técnico responsável pela manutenção.
• Ninguém sabe quando falha. Um robô não assistido que para numa sexta à noite só é notado na segunda, quando o trabalho já acumulou.
• Não medir o resultado. Sem números, a área de automação vira custo na planilha da diretoria, mesmo economizando milhares de horas.

Como mostrar o resultado da automação

Colocar o robô em produção é metade do trabalho. A outra metade é mostrar, todo mês, que ele está funcionando e quanto está economizando. É a parte que mais fica para trás: na pesquisa da Deloitte de 2022, as empresas que já tinham passado da fase piloto relataram redução média de custos de 32%, mas mais da metade dos respondentes nem tinha calculado essa redução. Os indicadores que mais convencem são:

• Execuções com sucesso e taxa de sucesso, por robô e no total;
• Horas economizadas: execuções com sucesso × tempo da tarefa manual;
• Reais economizados: horas economizadas × custo da hora;
• ROI e payback de cada automação, comparando a economia com o custo.

Os orquestradores mostram execuções e logs, mas foram feitos para quem mantém os robôs, não para quem decide o orçamento. E quando a empresa tem robôs em mais de uma ferramenta, cada um fica num lugar diferente.

A Colmeia RPA resolve essa parte. Cada robô, em qualquer ferramenta, avisa quando começa e quando termina, e aparece como um personagem num escritório virtual: vai para a mesa quando começa a trabalhar, comemora quando termina bem e mostra na hora quando falha. Ao lado, um painel soma as horas e os reais economizados por robô, por setor e no total, pronto para a TV da área ou para a reunião com a diretoria.

Painel de resultados ao vivo

• R$ 108.381economizados
• 2.382 hde trabalho manual economizadas
• 15.795execuções com sucesso
• 75%de sucesso

Para estimar o retorno antes de ter os dados reais, use a calculadora de ROI de RPA: ela faz a mesma conta do painel, com os números que você informar.

Fontes

1. Gartner. Gartner Says Worldwide RPA Software Revenue to Reach $2.9 Billion in 2022. 1 ago. 2022. Reproduzido em TelecomTV.
2. Deloitte. Automation with intelligence: Intelligent automation survey 2022. 30 jun. 2022.
3. Deloitte. Automation with intelligence: Intelligent automation survey 2020. 25 nov. 2020.
4. EY. Get ready for robots. 2016. Citado em Raconteur, Why RPA projects fail, 9 set. 2019.
5. Microsoft. Power Automate disponível no Windows sem custo adicional e Executar fluxos da área de trabalho no modo autônomo. Microsoft Learn.
6. Gartner, Top 10 Strategic Technology Trends for 2020. Citado em Network World, Gartner: Top 10 strategic technology trends for 2020. 23 out. 2019.